Pada acara wisuda atau event formal kelulusan siswa sekolah, biasanya tamu undangan menumpuk di lobi check in untuk mengantri giliran tanda tangan registrasi. Mereka menunggu lama hingga bisa mencapai meja registrasi.
Seharusnya walaupun antri, baiknya tidak sampai macet lama. Tentu hal tersebut akan berdampak pada molor nya acara, jika waktu telah mendekati jam dimulainya acara.
Hal tersebut salah satunya karena nama tamu di lembaran halaman kertas registrasi tempat dimana harus melakukan tanda tangan tak kunjung ditemukan, sehingga antrian dibelakang menjadi panjang mengular.
Jika proses mencari nama dan kelas atau bahkan aktivitas melakukan tanda tangan itu sendiri bisa di tiadakan, maka tamu undangan tidak akan menumpuk di lobi check in, acara bisa di mulai tepat waktu dan proses jalannya acara tidak terganggu.
Sebenarnya hal tersebut tidak ditiadakan dalam artian menghilangkan tahapan registrasi tamu undangan, melainkan menggantinya dengan menerapkan alternatif yang lebih efisien dalam proses check in. Alternatif tersebut adalah Scan Qrcode.
Penerapannya sederhana, dimana undangan untuk para tamu haruslah mencantumkan gambar qrcode yang unik atau berbeda khusus untuk masing masing individu.
Sedangkan panitia penerima tamu hanya perlu men scan qrcode yang disodorkan tamu undangan untuk registrasi. Jika ada 10 panitia check in yang menggunakan hp nya men scan qrcode secara bersamaan melalui web aplikasi scan qrcode registrasi tamu undangan, pasti acara akan berjalan lebih lancar karena verifikasi scannya akan berjalan cepat dalam hitungan detik.
Lalu bagaimana bentuk laman web aplikasi scanner nya? Berikut tampilannya
Kotak scanner adalah kamera yang diarahkan ke gambar qrcode undangan milik para tamu acara. Ketika di scan, validasi datanya berjalan di latar belakang dalam hitungan detik dan akan muncul nama tamu undangan beserta keterangan valid saat berhasil.
Di atas kotak kamera scanner ada pilihan sesi yang sebenarnya adalah opsi kategori undangan yang ingin di registrasi. Ada 4 pilihan kategori, yaitu Peserta, Ayah, Ibu, Makan.
Kategori Peserta untuk me registrasi siswa sebagai peserta. Kategori Ayah untuk me registrasi Ayah siswa. Kategori Ibu untuk me registrasi kehadiran Ibu siswa. Kategori makan untuk meregistrasi pengambilan makan satu keluarga undangan tersebut.
Empat kategori undangan tersebut akan menggunakan satu gambar qrcode yang sama. Panitia penerima tamu yang harus merubah pilihan dan melakukan scan empat kali saat proses check in.
Tapi, Proses tersebut tidak harus dilakukan oleh satu panitia di satu meja registrasi. Prosesnya bisa di pisah menjadi 4 meja tersendiri untuk masing masing kategori, tetapi tetap menggunakan satu halaman scanner yang sama.
Dengan begitu keuntungannya adalah arus masuknya tamu undangan saat kedatangan hingga ke dalam ruangan acara menjadi lancar.
Selain itu, pada halaman web scanner di bagian bawah kotak kamera, terdapat statistik real time kehadiran empat kategori undangan tersebut. Statistik yang tampil adalah data kategori undangan yang dipilih pada opsi sesi di bagian atas laman aplikasi web.
Data statistik untuk kategori dipilih yang muncul real time adalah statistik per jenjang dan statistik per kelas. Data tersebut menampilkan variabel jumlah kehadiran, total yang seharusnya hadir, dan prosentase kehadiran.
Data tersebut akan langsung diperbarui ketika hasil scan valid. Hal ini penting bagi penyelenggara kegiatan karena mampu memberikan insight bagaimana tamu untuk tiap kategori saat ini dan apa yang harus dilakukan untuk melayani tamu undangan tersebut demi kelancaran acara.
Selain data spesifik tiap kategori undangan, terdapat juga data statistik total irisan beberapa kategori undangan. Tampilannya sebagai berikut:
Statistik ini berada di bagian paling bawah laman scanner. Variabel yang tampil sama dengan statistik sebelumnya, yakni jumlah kehadiran, total yang seharusnya hadir, dan prosentase kehadiran.
Jadi panitia bisa langsung tahu berapa total tamu yang hadir dan prosentasenya dan hal hal terkait jumlah kursi serta konsumsi undangan langsung bisa dipenuhi secara sigap.
web aplikasi scan qrcode registrasi tamu undangan ini akan membuat acara berjalan lebih lancar karena verifikasi scannya dalam hitungan detik dan secara realtime data statistiknya juga langsung ditampilkan.